Maîtriser les techniques de communication professionnelle

• Accueillir et orienter les visiteurs, clients, partenaires ou collaborateurs.

• Adapter sa communication en fonction des situations (présentiel, téléphonique, écrit).

• Utiliser un langage professionnel et bienveillant dans un contexte administratif et commercial.

Assurer la gestion administrative et organisationnelle

• Organiser les plannings et agendas d’une équipe ou d’un responsable.

• Rédiger des courriers, comptes rendus et documents professionnels adaptés.

• Classer et archiver les dossiers conformément aux procédures internes.

Appliquer les spécificités du métier de secrétaire assistant

• Maîtriser la terminologie administrative et professionnelle.

• Gérer la production, la circulation et le suivi des documents administratifs.

• Utiliser les outils numériques de bureautique et de gestion documentaire.

Assurer le suivi administratif des activités

• Préparer et suivre les dossiers liés aux missions de l’entreprise ou du service.

• Coordonner les interactions entre les différents interlocuteurs internes et externes.

• Gérer les imprévus et urgences administratives liés aux activités quotidiennes.

Connaître et appliquer la réglementation

• Respecter les obligations légales en matière de confidentialité et de protection des données (RGPD).

• Appliquer les règles d’hygiène et de sécurité propres au milieu professionnel.

Favoriser une organisation efficace et collaborative

• Mettre en place des outils pour optimiser les flux de travail (tableaux de bord, agendas partagés).

• Faciliter la coordination entre équipes et services.

• Anticiper les besoins et les contraintes de l’entreprise ou des usagers.

Ces objectifs pédagogiques sont atteints grâce à une combinaison d’apports théoriques, de mises en pratique et de situations professionnelles simulées pour renforcer l’employabilité des apprenants.

Contenu :

Bloc 1 :

Assurer les travaux courants de secrétariat et assister une équipe

• Techniques de communication professionnelle : accueil physique et téléphonique, gestion des conflits et des situations délicates.

• Techniques de rédaction professionnelle : courriers, emails, rapports.

• Organisation administrative : gestion des agendas et des plannings, préparation des réunions (convocations, comptes rendus).

• Classement et archivage physique et numérique.

• Outils bureautiques : maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint).

• Utilisation des outils collaboratifs (partage de documents, agendas en ligne).

Bloc 2 :

Participer à la coordination et au suivi des activités d’un service

• Organisation et suivi des rendez-vous : planification des réunions, déplacements et événements.

• Suivi des modifications et urgences administratives.

• Lien avec les différents services : coordination entre les collaborateurs et les partenaires externes.

• Gestion des imprévus : priorisation des tâches et réactivité.

Bloc 3 :

Maîtriser le cadre légal et réglementaire de l’activité administrative

• Bases du droit du travail et de la réglementation professionnelle (RGPD, confidentialité).

• Règles d’hygiène et de sécurité.

• Gestion des litiges et techniques de médiation.

• Éthique et déontologie : relations professionnelles dans un cadre bienveillant et respectueux.

Modules transverses

• Développement des compétences numériques : utilisation des plateformes administratives en ligne, cybersécurité et protection des données.

• Techniques de recherche d’emploi : rédaction de CV et lettres de motivation, préparation aux entretiens.

• Soutien linguistique (si nécessaire) : perfectionnement en français écrit et oral, vocabulaire professionnel.

Contenu de la formation

La formation au Titre Professionnel Secrétaire Assistant(e) (RNCP36804, niveau 4 reconnu par l’État) est structurée en plusieurs modules correspondant aux compétences clés du métier. Elle combine des enseignements théoriques, des mises en situation pratiques et des périodes de stage en entreprise.

Points forts

• Certification reconnue : Titre professionnel inscrit au RNCP, garantissant une reconnaissance nationale.

• Débouchés variés : Accès à des postes dans des entreprises privées, administrations publiques, associations ou organismes divers.

Résultats attendus

• Obtention du titre professionnel : Validation du Titre Professionnel Secrétaire Assistant(e) (RNCP36804), attestant de compétences reconnues sur le marché du travail.

• Insertion professionnelle : Accès rapide à des emplois dans les secteurs administratifs (entreprises, collectivités, associations, etc.).

• Maîtrise des compétences clés : Gestion administrative et organisation des activités, communication professionnelle adaptée, utilisation des outils bureautiques et numériques.

• Employabilité accrue : Développement d’un profil polyvalent, capable de répondre aux besoins des employeurs du secteur administratif.

• Satisfaction des exigences légales : Capacité à respecter la confidentialité des données et à agir dans le respect des règles professionnelles.

Type de parcours :

Selon les modules nécessaires, en fonction du projet professionnel et du profil de l’apprenant.

Modalités d’évaluation

Les compétences des candidats sont évaluées par un jury en fonction des éléments suivants :

Mises en situation professionnelle (5h15) :

• Partie écrite (4h40) : Analyse de situations professionnelles, traitement de dossiers et production de documents administratifs

• Partie orale (45 min) : Évaluation des compétences en communication (accueil téléphonique et en face à face)

Entretiens techniques (30 min) :

• Analyse des travaux réalisés

• Questionnement sur la pratique et les connaissances administratives

Entretien final (15 min) :

• Vérification de la compréhension et de la représentation du métier par le candidat

La validation des compétences repose sur la réussite des mises en situation professionnelle et des entretiens techniques.
Une attestation officielle délivrée par le Ministère du Travail, du Plein emploi et de l’Insertion est remise en cas d’obtention du Titre Professionnel.

SECTEURS D’ACTIVITÉ ET DÉBOUCHÉS

Les titulaires du TP – Secrétaire Assistant(e) (RNCP36804) peuvent exercer dans différents secteurs, aussi bien publics que privés ou associatifs :

• Entreprises privées (PME, grandes entreprises, cabinets professionnels)

• Administrations publiques (collectivités territoriales, services de l’État, établissements scolaires)

• Associations (culturelles, sociales, humanitaires)

• Organismes de services (sociétés de prestations administratives, cabinets d’externalisation)

• Télétravail possible pour des structures de secrétariat à distance ou en indépendant

Types d’emplois accessibles :

• Secrétaire assistant(e)

• Assistant(e) administratif(ve)

• Secrétaire polyvalent(e)

• Assistant(e) de direction junior

• Employé(e) administratif(ve)

• Agent(e) administratif(ve)

• Secrétaire en télétravail (télésecrétaire)

Perspectives de carrière et rémunération

Salaires

Le salaire d’un(e) Secrétaire Assistant(e) varie selon l’expérience, le secteur d’activité et la taille de la structure. En début de carrière, la rémunération se situe généralement entre le SMIC et 2 500 € brut par mois.

Exemples d’annonces d’emploi :

• Secrétaire assistant(e) H/F – CDI

• Secrétaire polyvalent(e) – CDI
  Paris – 28-32k€ /an selon expérience
  Accueil des visiteurs, gestion d’agendas, rédaction de documents et maîtrise de l’anglais appréciée

• Assistant(e) administratif(ve) – CDI
  Lyon – 30-35k€ /an selon expérience
  Suivi des dossiers administratifs et organisation des réunions

• Secrétaire H/F – Cabinet professionnel – CDI
  Marseille – 26-30k€ /an selon expérience
  Prise de rendez-vous, gestion des agendas et traitement de documents administratifs

• Employé(e) administratif(ve) – CDI
  Lille – 25-28k€ /an selon expérience
  Classement, archivage et communication interne/externe

Évolution de carrière :

• Possibilité d’évoluer vers des postes de secrétaire de direction, assistant(e) de gestion, assistant(e) de direction junior ou coordinateur administratif.

• Accès à des opportunités dans la fonction publique (sous réserve de réussite aux concours).

• Perspectives d’évolution vers des postes à responsabilités dans les services administratifs d’entreprises, collectivités ou associations.